회의록 액션 아이템을 짧고 명확하게 쓰는 법

회의록이 길어지는데도 전달이 안 되는 이유

회의를 했는데도 일이 앞으로 안 나가는 경우가 있습니다. 대부분은 회의 내용이 부족해서가 아니라, 회의 후 무엇을 누가 언제까지 할지 정리되지 않았기 때문입니다.

그래서 회의록에서 가장 중요한 부분은 길고 자세한 요약이 아니라 액션 아이템입니다. 좋은 액션 아이템은 짧아도 충분합니다. 대신 세 가지가 분명해야 합니다.

좋은 액션 아이템의 3요소

첫째, 담당자. 누가 하는지 없으면 모두가 누군가 하겠지라고 생각합니다.

둘째, 할 일. 검토 진행처럼 추상적인 표현보다 실제 행동이 보이는 문장이 좋습니다.

셋째, 기한. 기한이 없으면 액션 아이템이 아니라 메모에 가깝습니다.

예를 들면 아래 두 문장을 비교해 보면 차이가 분명합니다.

• 자료 정리 후 공유 예정
• 김OO: 제안서 1차 수정본 4월 22일까지 팀 채널에 공유

두 번째가 훨씬 실행 가능성이 높습니다.

액션 아이템 문장 예시 10개

• 마케팅팀: 캠페인 일정안 4월 22일까지 초안 공유
• 디자인팀: 메인 배너 시안 2종 4월 23일 오전까지 전달
• 영업팀: 고객 확인 사항 정리 후 4월 24일까지 회신
• PM: 최종 우선순위 정리 후 금일 중 공유
• 기획팀: 회의 안건별 이슈 정리 후 내일 오전 회람
• 개발팀: 예상 일정 재산정 후 수요일까지 공유
• 운영팀: 공지 문안 초안 작성 후 팀 검토 요청
• 법무팀: 계약 문구 검토 결과 금요일까지 회신
• 디자인팀: 수정 요청 반영본 월요일 오전 재공유
• 사업팀: 외부 파트너 확인 후 차주 초 일정 확정

결정된 사항과 검토 보류 안건을 구분해서 쓰는 법

회의록이 길어지는 이유 중 하나는 결정된 것과 아직 검토 중인 것을 한 문단에 같이 적기 때문입니다. 이럴 땐 두 블록으로 나누면 됩니다.

결정사항

• 1차 배포 범위는 A, B, C로 확정
• 외부 공지는 다음 주 수요일 진행

추가 검토 사항

• 가격 정책은 자료 보완 후 재논의
• 법무 검토 결과 확인 후 문구 최종 확정

이렇게 쓰면 읽는 사람도 현재 상태를 빠르게 파악할 수 있습니다.

회의 후 메일이나 메신저용 문장으로 바꾸는 방법

오늘 회의에서는 [안건] 관련해 아래와 같이 정리되었습니다.

[담당자 A]: [할 일] / [기한] [담당자 B]: [할 일] / [기한] [담당자 C]: [할 일] / [기한]

추가로 [보류 안건]은 [검토 시점]까지 확인 후 다시 논의하기로 했습니다.

이 문장 하나만 써도 회의 후 공유가 훨씬 단정해집니다.

피해야 할 회의록 표현

아래 표현은 틀린 건 아니지만, 담당자와 시점이 없으면 실행력이 떨어집니다.

• 추후 검토 예정
• 내부 확인 필요
• 별도 공유 예정
• 진행하기로 함

가능하면 아래처럼 바꾸는 게 좋습니다.

• 운영팀에서 금요일까지 검토 후 공유
• 법무 검토 결과 확인 후 월요일 재논의
• 담당자 확정 후 오늘 오후 채널 공지 예정

마무리

좋은 회의록은 잘 쓴 문서보다 다음 행동이 보이는 문서입니다. 액션 아이템을 짧고 명확하게 쓰면 회의가 끝난 뒤에도 일이 실제로 움직입니다.

회의 메모를 액션 아이템 중심으로 정리하고 싶다면 회의록 정리 도구를 활용해 보세요.